Libri sociali facoltativi e obbligatori

on 3 Marzo 2024

Come è noto, lo scopo del Legislatore è stato a suo tempo, finalizzato principalmente a rendere gli aspetti burocratici per le imprese meno pesanti. Nelle Società a responsabilità limitata Srl il Libro soci è stato abrogato dall’art.16, Legge 2/09 [Legge di conversione del DL 185/08]. Tuttavia, come è stato sottolineato dalle Massime n. 115 del Notariato di Milano ed una analoga del Notariato del Triveneto, l’abolizione dell’obbligo di tenuta del Libro soci non si traduce automaticamente in un divieto assoluto riguardo alla sua conservazione in uso, per le Srl già esistenti, oppure alla sua adozione facoltativa per scelta statutaria. Ciò può essere utile per assicurare, da parte degli amministratori, un’ordinata gestione delle vicende societarie legate alla posizione dei soci. Il tema controverso è se l’autonomia statutaria possa spingersi sino ad inserire nel testo dello Statuto di Srl una clausola che subordina l’efficacia del trasferimento delle quote sociali nei confronti della società, e di conseguenza anche la legittimazione all’esercizio dei diritti sociali, all’iscrizione del socio nel Libro soci.

Un orientamento negativo, poco dopo l’entrata in vigore della norma che aveva abrogato il Libro soci nella Srl, era stato espresso dal Giudice del Registro delle imprese del Tribunale di Verona che, con la sentenza n.1289/09 del 14 settembre 2009, aveva giudicato come non consentita un altro utilizzo del Libro soci, neppure per scelta volontaria. L’orientamento del Notariato è invece diretto a ritenere che le clausole statutarie relative al Libro dei soci, sarebbero:

  • Fonte informativa del domicilio dei soci nei loro rapporti con la società;
  • Strumento organizzativo per l’acquisto della legittimazione all’esercizio dei diritti sociali;
  • Strumento di efficacia della cessione della partecipazione nei confronti della società.

Secondo questo filone interpretativo sarebbe quindi inefficace nei confronti della società la cessione della partecipazione sociale avvenuta in violazione di tali limiti statutari; di conseguenza, l’iscrizione nel Registro imprese di un atto di cessione di quote affetto da tali vizi, non sarebbe comunque idonea a sanarli, con l’effetto di rendere la cessione non opponibile alla società, od ai terzi, nei limiti e secondo le regole che attengono a ciascuno. Il Tribunale di Roma è intervenuto su questo tema con l’ordinanza n.72180/2014 del 15 gennaio 2015 in cui ha dichiarato illegittima la clausola statutaria che fa dipendere dall’iscrizione nel Libro soci, volontariamente tenuto dalla Srl, l’efficacia verso la società del trasferimento delle quote sociali. Secondo il Tribunale di Roma l’art.2470 C.c. sarebbe una norma cogente ed imperativa, inderogabile dall’autonomia contrattuale delle parti. Secondo i Giudici romani, quindi, nulla osta al fatto che nello statuto della Srl possa essere ancora prevista la tenuta facoltativa del Libro soci, mentre non sarebbe legittimo il fatto che all’annotazione nel Libro soci possa essere subordinata l’efficacia del trasferimento delle quote sociali. Per la sentenza citata, ammettendo tale possibilità, di fatto si rimetterebbe alla volontà dei soci una sorta di potere di abrogazione degli effetti della legge.

Seppure la materia, come emerge dalla sentenza in commento, sia piuttosto controversa, a nostro avviso resta comunque consigliabile consentire, in via statutaria e facoltativa, la tenuta del Libro soci demandandone la decisione agli amministratori della società.

In conclusione, ecco quali sono i libri sociali obbligatori per ogni tipo di società:

Libri sociali obbligatori
Tipo di società S.r.l. S.r.l.s. S.r.l.u. s.p.a.
01. Libro Giornale Si Si Si Si
02. Libro degli Inventari Si Si Si Si
03. Libro dei soci No No No Si
04. Libro delle obbligazioni No No No Si
05. Libro delle Assemblee dei soci Si Si  Si Si
06. Libro delle deliberazioni del Cda Si  Si  Si  Si
07. Libro del Collegio sindacale Si  Si  Si  Si
08. Libro delle decisioni Comitato esecutivo No  No  No  Si
[se esiste]
09. Libro Assemblee degli Obbligazionisti No  No  No  Si
[se emesse]
10. Libro dei prodotti finanziari No No  No  Si

LIBRI CONTABILI OBBLIGATORI

Nello svolgimento dell’attività imprenditoriale non si devono sottovalutare obblighi e adempimenti, che variano in base al tipo di contabilità adottata. Tra gli obblighi c’è la tenuta dei libri contabili [detti appunto obbligatori] e dei registri. Mentre in regime forfettario non esistono condizioni, in regime ordinario e semplificato le imprese sono obbligate a tenere una serie di libri e registri ai fini della normativa civile e fiscale. Questo perché le imprese, soprattutto quelle in regime ordinario, sono tenute a rendere nota la gestione che interessa l’attività commerciale svolta e questo avviene attraverso la tenuta di libri e registri. L’esercizio di attività d’impresa oppure di lavoro autonomo comporta, infatti, l’obbligo di tenuta di libri e registri contabili come previsto dal Codice civile e/o dalle norme tributarie, tra cui il DPR n. 600/73 e il DPR n. 633/72. L’obbligo di tenuta delle scritture contabili [registri e libri] ricade, nella maggior parte dei casi, sul commercialista e sul consulente fiscale che tiene aggiornati i documenti per conto dell’imprenditore o professionista. Alcuni libri però sono ad esclusiva tenuta dell’impresa e devono essere non solo conservati in azienda ma anche redatti dall’imprenditore. A tal proposito è importante approfondire quali sono gli obblighi che ricadono sul professionista o sull’imprenditore al fine di evitare errori che compromettano la tenuta contabile dell’impresa.

Anche se l’onere della compilazione e tenuta delle scritture contabili ricade principalmente sul commercialista o sul consulente ci sono degli adempimenti che l’imprenditore deve comunque fare in prima persona:

Bollatura e vidimazione – Ordinarie e semplificate devono tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Questi vengono redatti e compilati dal commercialista, ma devono essere conservati presso la sede dell’attività. L’art. 8 della legge n. 383 del 18/10/2001, ha soppresso l’obbligo della bollatura di questi libri, fermo restando l’obbligo della numerazione progressiva delle pagine. A questi registri deve però essere apposta, obbligatoriamente, una marca da bollo [ogni 100 pagine] che varia da 16 euro [per società di capitali che versano in misura forfettaria la tassa di concessione governativa] a 32 euro [per tutti gli altri soggetti]. Le marche da bollo vanno acquistate entro il 31 dicembre per l’anno precedente. In caso di dimenticanza, possono anche essere acquistati successivamente facendo un “ravvedimento”, pagando cioè una mora sui 16 euro.

Tassa annuale di vidimazione libri sociali

Le società di capitali, ogni anno devono ricordarsi di pagare, all’Agenzia delle Entrate, la tassa per adempiere alla numerazione e bollatura dei libri sociali. Il pagamento va adempiuto entro il 16 marzo, attraverso modello F24, unicamente con modalità online, indicando il codice tributo 7085. Qui trovi un esempio di compilazione modello F24 per il pagamento della tassa.

La tassa da versare è pari a:

  • 309,87 euro, se la società ha un capitale fino a 516.456,90 euro;
  • 516,46 euro, se la società ha un capitale oltre il suddetto limite.

Il capitale sociale di riferimento per il calcolo è quello esistente al 1° gennaio dell’anno in cui viene versato. La scadenza per il pagamento è fissata al 16 marzo di ogni anno. Le imprese di nuova costituzione possono versare la tassa anche utilizzando un bollettino postale intestato all’Agenzia delle Entrate. Il pagamento non si calcola in base al numero di libri detenuti, quindi l’importo da pagare è quello in base al proprio Capitale sociale.

Ravvedimento tassa

Come tutte le tasse, anche la tassa per bollatura e vidimazione è obbligatoria e in caso di omissione, c’è una multa da pagare. In caso di mancato pagamento della tassa, la sanzione prevista va dal 100 al 200% della tassa evasa, con un minimo di 103 euro. Se dimentichi di pagare la tassa, puoi metterti in regola avvalendoti del ravvedimento operoso, ossia una possibilità concessa dall’Agenzia delle Entrate con cui tu stesso dichiari apertamente di aver dimenticato di pagare la tassa, provvedi al pagamento e, da parte sua, l’Agenzia delle Entrate ti applica una sanzione ridotta. Maggiore è il tempo trascorso dalla scadenza [che ricordiamo, è entro il 16 marzo di ogni anno], maggiore è la sanzione da pagare. Viceversa, meno è il tempo trascorso, minore è l’importo della sanzione. Nello specifico:

  • 0,1% per ogni giornata di ritardo quando il pagamento avviene entro 14 giorni dalla scadenza
  • 1,5% fissa senza contare i giorni di ritardo per versamenti effettuati entro 30 giorni dalla scadenza
  • 1/18 della sanzione al 30% quando il pagamento è effettuato entro 90 giorni dalla scadenza
  • 1/8 della sanzione del 30% entro un anno dalla scadenza
  • 1/7 della sanzione pari al 30% per versamenti avvenuti entro due anni dalla scadenza
  • 1/6 della sanzione minima del 30% se il pagamento è stato effettuato dopo due anni dalla scadenza

Il versamento della tassa deve essere effettuato utilizzando il modello F24 – codice tributo 7085, mentre la sanzione andrà versata con modello F23 riportando il codice tributo 678T.

Conservazione dei registri contabili

può essere cartacea oppure elettronica [circolare 36/e/06 Agenzia delle Entrate]. Il commercialista compila i registri e invia i Pdf al professionista o all’impresa, che può stamparli oppure conservarli in formato elettronico, ma pur sempre tenendoli in sede in caso di eventuali accertamenti della Guardia di Finanza. Si tratta dei registri IVA [Acquisti, Vendite, Corrispettivi e annotazioni revers], Situazione contabile, Schede contabili, Partitari clienti e fornitori e Beni Strumentali]. L’articolo 2220, comma 1 e 2, dispone che questi documenti debbano essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Come detto riguardano le società di capitali, per azioni e cooperative: libro dei soci [o dei consorziati], libro decisioni degli amministratori, libro decisioni del Cda [o libro assemblee]. La gestione di questi libri è a carico esclusivo della società. Questi libri infatti devono essere acquistati, vidimati e compilati dall’azienda e rimangono in sede. I libri sociali possono essere acquistati presso i negozi di cartoleria da ufficio oppure possono essere richiesti al proprio commercialista in formato digitale da stampare. In entrambi i casi dovranno essere vidimati presso gli uffici del Registro delle Imprese di competenza.

gianni-milanese

Gennaio 2024 – Fonte AI

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adminLibri sociali facoltativi e obbligatori

I limiti per l’obbligo di nomina dell’Organo di controllo delle Società

on 3 Marzo 2024

I limiti per la nomina dell’Organo di controllo

Come è noto il D. Lgs. 14/2019 era intervenuto a modificare le disposizioni che regolamentano la disciplina concorsuale, con decorrenza dal 15 agosto 2020. Per alcune previsioni è stata però introdotta una efficacia anticipata fissata allo scorso 16 marzo 2019. Tra queste va segnalata la modifica dell’art. 2477 C.c. operata dall’art. 379, D. Lgs. 14/2019.

La nomina dell’Organo di controllo o del Revisore è obbligatoria se la Società è tenuta alla redazione del Bilancio consolidato ovvero controlla una Società obbligata alla Revisione legale dei conti; tale nomina è altresì obbligatoria quando dovessero essere superati determinati parametri dimensionali. Con riferimento proprio a tali parametri, in precedenza l’obbligo di nomina si innescava al superamento dei limiti previsti dall’Articolo 2435-bis [quelli che comportano l’obbligo di redazione del Bilancio in forma ordinaria], oggi invece nell’articolo 2477 sono stabilite regole specifiche.

Il D.L. 14/2019 aveva introdotto parametri oltremodo ridotti: tali limiti erano stati portati a 2 milioni per attivo e ricavi; il terzo parametro riguarda i dipendenti mediamente impiegati, il cui limite era posto pari a 10.

Il D.L. 55/2019 [L.55/2019] interviene raddoppiando tali limiti: 4 milioni tanto per i ricavi, quanto per l’attivo patrimoniale, mentre il numero dei dipendenti è stato posto pari a 20.

Limiti Limite aggiornato al D.L. 14/2019
Attivo 4.000.000 euro
Ricavi 4.000.000 euro
N. medio dipendenti  20
Regola di “innesco” 1 su 3 per 2 anni consecutivi

La nomina dell’Organo di controllo o del Revisore si innesca a seguito del superamento anche solo di uno di questi limiti: tale regola, introdotta dal D.L. 14/2019, non è stata modificata dal D.L. 32/2019.

Resta, altresì, inalterato l’articolo 2477, comma 3, Cod. civ., secondo il quale l’obbligo di nomina in questione cessa quando, per tre esercizi consecutivi, non è superato alcuno dei predetti limiti.

Non sono stati modificati i riferimenti temporali: con riferimento alle società aventi l’esercizio coincidente con l’anno solare, in sede di prima applicazione delle nuove disposizioni, per la verifica del superamento delle soglie si dovrà avere riguardo agli esercizi 2021 e 2022.

Le nuove regole per la nomina del sindaco o del revisore nelle società a responsabilità limitata sono state recentemente prorogate di un ulteriore anno: sarà infatti in sede di approvazione del bilancio 2022 che le società dovranno valutare il superamento dei limiti previsti dall’articolo 2477, Cod. civ.

La decorrenza

L’articolo 379 del Codice della crisi [D.Lgs. 14/2019], dopo alcune modifiche attuate con alcuni interventi correttivi nel corso degli ultimi due anni, ha formulato l’attuale versione dell’articolo 2477, Cod. civ. riguardante la nomina dell’organo di controllo. L’attuale versione, in particolare, prevede dei limiti dimensionali ridotti rispetto al passato. La nomina dell’organo di controllo o del revisore è obbligatoria se la società è tenuta alla redazione del bilancio consolidato ovvero controlla una società obbligata alla revisione legale dei conti; tale nomina è altresì obbligatoria quando dovessero essere superati determinati parametri dimensionali. La nomina dell’organo di controllo o del revisore si innesca a seguito del superamento anche solo di uno di questi limiti, per due anni consecutivi:

  • 4 milioni di euro del totale dell’attivo di bilancio;
  • 4 milioni di euro delle vendite e delle prestazioni;
  • 20 dipendenti occupati in media durante l’esercizio.

L’efficacia di tali limiti era stata ancorata all’approvazione del bilancio 2021; entro tale data le società si sarebbero dovute preoccupare di tale obbligo di nomina. Con l’articolo 1-bis, D.L. 118/2021, introdotto in sede di conversione avvenuta con la L. 147/2021, è stata disposto un ulteriore rinvio e, a seguito di tale modifica, la nomina dell’organo di controllo sulla base dei nuovi parametri diverrà obbligatoria in sede di approvazione del Bilancio 2022 [quindi, nei fatti, nella primavera del 2023]. Tale differimento deve essere letto in maniera coordinata con i rinvii già disposti dall’articolo 1, D.L. 118/2021 relativamente alle altre previsioni contenute nel codice della crisi, in particolare della procedura di allerta [attualmente posticipata alla fine del 2023]. Quindi, a seguito dell’approvazione del Bilancio 2022, potrebbe verificarsi l’obbligo di nomina dell’Organo di controllo; al riguardo va rammentato che in sede di prima applicazione, il comma 3 dell’articolo 379, D.L. 14/2019 ha previsto 9 mesi a favore delle società per adeguarsi alle nuove previsioni dell’articolo 2477, Cod. civ. Pertanto le società dovranno verificare la necessità di una eventuale nomina dell’Organo di controllo o del Revisore.

Il nuovo Codice della crisi e dell’insolvenza dell’impresa, che ha modificato l’Art. 2086 C. c, introduce importanti modifiche sugli assetti organizzativi dell’impresa, con riferimento all’organizzazione delle società commerciali, alla responsabilità degli amministratori, alla nomina degli organi di controllo nelle società a responsabilità limitata, alle cause di scioglimento delle Società per azioni e alla disciplina dell’insolvenza delle Società cooperative.

Con l’approvazione del Bilancio d’esercizio chiuso al 31/12/2022, le “SRL” saranno obbligate alla nomina dell’organo di controllo [Collegio Sindacale o Sindaco Unico o Revisore].

L’argomento recentemente si è arricchito della circostanza che il MEF ha recentemente avviato l’iter per dare attuazione al controllo di qualità sulla revisione, che presumibilmente verrà attuato nel 2024. Questo controllo avrà la finalità di:

  • verificare la reale indipendenza del Revisore;
  • controllare il puntuale rispetto dei principi di revisione [ISA Italia] e relative carte di lavoro;
  • verificare complessivamente la qualità del lavoro svolto.

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